L'Enterprise Content Management (ECM) avec ELO ECM Suite
Accompagner la transformation numérique de votre entreprise grâce à la dématérialisation
ELO ECM Suite est un logiciel de gestion électronique de documents performant et sécurisé qui s'adapte à tous les services de votre société.
ELO Digital Office, éditeur de logiciel de gestion de contenu d'entreprise vous permet d'archiver numériquement et de partager vos documents en toute sécurité. Documents, données et informations de tous types peuvent être trouvés rapidement. Ils peuvent être liés à des processus (aussi appelés workflow), être l'objet de tableaux de bords analytiques, et de discussion grâce aux outils de collaboration. Tous les documents de la GED sont accessibles à distance, facilitant ainsi le télétravail. ELO s'interface très simplement avec tous les ERP du marché. ELO Digital Office propose également une solution de dématérialisation des factures, qu'elles soient entrantes ou sortantes, ainsi que d'autres solutions centrées sur des besoins précis.
ELO, c'est :
- plus de 1,2 million d'utilisateurs satisfaits
- une performance évolutive aussi bien pour les PME que pour les grands groupes
- des solutions logicielles pour tous les secteurs et services spécialisés
- des solutions logicielles configurables individuellement - aussi bien dans le cloud que sur site
- avec plus de 1000 partenaires, ELO est toujours à proximité
- 25 années d'expérience dans la dématérialisation
La dématérialisation avec ELO : sûre et facile
Dématérialiser ses documents est devenu un processus indispensable pour une entreprise, quelle que soit sa taille. Le traitement et la gestion des documents administratifs en format papier est en effet une tâche aussi chronophage que complexe.
En numérisant leurs données et en traitant les documents de façon dématérialisée, les services administratifs et comptables des entreprises peuvent se libérer des tâches à faible valeur ajoutée et décupler ainsi leur productivité en interne.
Les services comptabilité et ressources humaines notamment peuvent gagner considérablement en efficacité.
Un gain de temps et d’énergie appréciable à tous les échelons de l’entreprise.
Utiliser un logiciel de GED offre de nombreux avantages :
- Transfert et partage d’informations à valeur ajoutée entre les différents collaborateurs d’un projet : ce référentiel documentaire peut devenir une base de données précieuse pour l’ensemble de vos collaborateurs, à condition qu’il soit régulièrement mis à jour et que les informations soient diffusées dans le respect de la confidentialité de chacun.
- Gestion de données sur les salariés traitées de façon confidentielle et protégée, en suivant les règles établies par le RGPD
- Classification et la diffusion de documents à valeur hautement confidentielle, dans le cadre d’un événement stratégique tel qu’une fusion acquisition, une restructuration d’entreprise, des opérations immobilières sensibles … Dans ce cadre, la dimension de protection des données qu’offre une GED permet de diffuser en toute confidentialité de telles informations stratégiques aux principaux acteurs de l’opération.
- Un accompagnement pour un projet collaboratif mené en mode agile : un logiciel GED permet à chacun des collaborateurs d’apporter sa pierre à l’édifice. Il permet aussi d’avoir une vision globale du projet et de bénéficier en temps réel des apports des autres collaborateurs.
Les différents usages d'un logiciel GED
Le logiciel GED est couramment utilisé à quatre niveaux de l’entreprise : dématérialisation des factures entrantes et sortantes, traitement des contrats, prise en compte confidentielle de données RH, et recrutement.
Dématérialisation des factures entrantes et sortantes
Le logiciel ELO permet ainsi de simplifier considérablement le travail à tous les niveaux de la chaîne : la saisie des factures est intégralement automatisée, un workflow permet de respecter un circuit de validation cohérent, et d’être alerté en temps réel des dates de règlement par un système d’alerte. Il devient donc possible de suivre en temps réel l’avancée de vos factures, de les trier et de les filtrer selon différents critères.
Gestion des contrats
Le logiciel permet en effet la création et la validation de nouveaux contrats, mais aussi l’analyse et la gestion de toutes les conditions contractuelles, et leur partage entre les différents collaborateurs de l’entreprise, grâce à un workflow intuitif. Vous pouvez ainsi notamment suivre les échéances des contrats en cours et être alerté à l’approche des dates clef. Vous pouvez également prolonger ou résilier des contrats de façon très simplifiée.
Prise en compte confidentielle de données RH
C’est pourquoi un logiciel RH intuitif et efficace, qui permet de partager en toute sécurité données et documents sensibles, est un outil fondamental. ELO permet un système optimal d’autorisation d’accès aux données, qui garantit un accès aux données réservées exclusivement au personnel autorisé.
Recrutement
Par ailleurs, la diffusion facilitée des offres d’emploi sur différents portails (“job boards”) et sur le site de l’entreprise simplifient le processus de recrutement et permettent de gagner un temps précieux. Enfin, l’accueil des nouveaux arrivants est facilité grâce à la mise à disposition d’outils faciles à répliquer : badges, contrats de travail … Des outils essentiels pour recruter des bons éléments et les faire gagner en efficacité.
La gestion des ressources humaines est un processus relativement complexe ; lorsque de nombreux salariés sont recrutés, il convient de respecter pour chacun des délais bien précis (renouvellement de la période d’essai ou fin de CDD par exemple). Une mauvaise gestion du temps légalement imparti peut donner lieu à des poursuites de la part des salariés. C’est pourquoi une solution de recrutement efficace s’impose pour que les contrats de tous les salariés soient traités dans les temps. Le logiciel de recrutement ELO permet de gérer les processus d’entrée et de sortie des collaborateurs. Le logiciel permet également de créer des documents types de façon automatique : contrat, documents officiels et autres.
ELO facilite également considérablement le travail des forces de vente : en dématérialisant les documents récurrents (devis, facture, suivi des ventes …), et en permettant de les partager avec les autres membres de son équipe, ELO accélère les processus commerciaux et permet aux équipes de se concentrer sur les tâches plus stratégiques, à forte valeur ajoutée.
Choisir un logiciel GED
Etablir des critères est nécessaire pour choisir correctement un logiciel GED : ainsi, la dimension intuitive du logiciel est un critère indispensable. Les collaborateurs doivent pouvoir être rapidement formés, et avoir accès en quelques clics aux informations qu’ils recherchent. Grâce au workflow, ces informations peuvent aisément être partagées et exploitées dans une optique collaborative. Ils doivent également être sûrs que les données seront partagées en toute confidentialité et que les informations stratégiques seront diffusées exclusivement aux personnes concernées. Enfin, la condition de bonne utilisation d’un logiciel GED réside dans la facilitation de la circulation des informations de façon à pouvoir mettre en place un travail collaboratif.