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L'Enterprise Content Management (ECM) avec ELO ECM Suite

Accompagner la transformation numérique de votre entreprise grâce à la dématérialisation

ELO ECM Suite est un logiciel de gestion électronique de documents performant et sécurisé qui s'adapte à tous les services de votre société.

ELO Digital Office, éditeur de logiciel de gestion de contenu d'entreprise vous permet d'archiver numériquement et de partager vos documents en toute sécurité. Documents, données et informations de tous types peuvent être trouvés rapidement. Ils peuvent être liés à des processus (aussi appelés workflow), être l'objet de tableaux de bords analytiques, et de discussion grâce aux outils de collaboration. Tous les documents  de la GED sont accessibles à distance, facilitant ainsi le télétravail. ELO s'interface très simplement avec tous les ERP du marché. ELO Digital Office propose également une solution de dématérialisation des factures, qu'elles soient entrantes ou sortantes, ainsi que d'autres solutions centrées sur des besoins précis.

Grâce à ELO, les processus complexes sont dématérialisés et simplifiés

Vous souhaitez dématérialiser vos processus, mais vous ne savez pas par où commencer ? 
Voici 3 questions qui mettrons en lumière comment ELO peut vous aider dans vos projets de dématérialisation :

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La transformation digitale de votre entreprise vous semble nécessaire mais vous ne savez pas par où commencer ? 
Découvrez les bonnes pratiques de la gestion documentaire.

Développé à Stuttgart pour le monde entier

La gestion de l'information Made in Germany - tous les produits ECM d'ELO Digital Office sont développés au siège d'ELO à Stuttgart, en Allemagne. 

 

 

La dématérialisation sûre et facile avec ELO

La dématérialisation avec ELO : sûre et facile

Dématérialiser ses documents est devenu un processus indispensable pour une entreprise, quelle que soit sa taille. Le traitement et la gestion des documents administratifs en format papier est en effet une tâche aussi chronophage que complexe. 

En numérisant leurs données et en traitant les documents de façon dématérialisée, les services administratifs et comptables des entreprises peuvent se libérer des tâches à faible valeur ajoutée et décupler ainsi leur productivité en interne. 
Les services comptabilité et ressources humaines notamment peuvent gagner considérablement en efficacité. 

Un gain de temps et d’énergie appréciable à tous les échelons de l’entreprise.  

Pourquoi utiliser un logiciel GED ?

Un logiciel GED possède des fonctions multiples qui permettent de l’optimiser à tous les niveaux de l’entreprise : 

  • Convergence des documents et des flux d’informations. Extraction manuelle ou automatique des informations essentielles et exploitation optimisée des documents stratégiques. 
  • Organisation des documents : Tri et classement des documents, selon les critères les plus pertinents pour l’entreprise.  
  • Diffusion des documents : les membres d’un projet commun peuvent mettre en place un travail collaboratif par le biais d’une interface dédiée  

Utiliser un logiciel de GED offre de nombreux avantages :

  • Transfert et partage d’informations à valeur ajoutée entre les différents collaborateurs d’un projet : ce référentiel documentaire peut devenir une base de données précieuse pour l’ensemble de vos collaborateurs, à condition qu’il soit régulièrement mis à jour et que les informations soient diffusées dans le respect de la confidentialité de chacun. 
  • Gestion de données sur les salariés traitées de façon confidentielle et protégée, en suivant les règles établies par le RGPD 
  • Classification et la diffusion de documents à valeur hautement confidentielle, dans le cadre d’un événement stratégique tel qu’une fusion acquisition, une restructuration d’entreprise, des opérations immobilières sensibles … Dans ce cadre, la dimension de protection des données qu’offre une GED permet de diffuser en toute confidentialité de telles informations stratégiques aux principaux acteurs de l’opération. 
  • Un accompagnement pour un projet collaboratif mené en mode agile : un logiciel GED permet à chacun des collaborateurs d’apporter sa pierre à l’édifice. Il permet aussi d’avoir une vision globale du projet et de bénéficier en temps réel des apports des autres collaborateurs. 
Les avantages de la GED

Les différents usages d'un logiciel GED

Le logiciel GED est couramment utilisé à quatre niveaux de l’entreprise : dématérialisation des factures entrantes et sortantes, traitement des contrats, prise en compte confidentielle de données RH, et recrutement.

Des fonctions transverses

Outre ces fonctions principales, ELO propose une solution de gestion des documents regroupant plusieurs fonctions : 

Le traitement et la numérisation du courrier entrant. ELO traite les informations principales contenues dans le courrier, les valide et les trie, de façon à ce que vous y ayez accès via un moteur de recherche interne 

La gestion des mails automatisée : ELO garantit un temps de traitement considérablement diminué et une efficacité décuplée. 

La gestion plus rapide des informations essentielles : ELO permet de créer et faire vivre une base de documents type.  

Un travail collaboratif simplifié : ELO permet de partager les données nécessaires à l’avancée d’un projet. Une simplification du travail en mode agile et une facilitation des échanges d’informations.  

L’archivage de dossier dans le respect de la législation  

ELO facilite également considérablement le travail des forces de vente : en dématérialisant les documents récurrents (devis, facture, suivi des ventes …), et en permettant de les partager avec les autres membres de son équipe, ELO accélère les processus commerciaux et permet aux équipes de se concentrer sur les tâches plus stratégiques, à forte valeur ajoutée. 

Choisir un logiciel GED

Etablir des critères est nécessaire pour choisir correctement un logiciel GED : ainsi, la dimension intuitive du logiciel est un critère indispensable. Les collaborateurs doivent pouvoir être rapidement formés, et avoir accès en quelques clics aux informations qu’ils recherchent. Grâce au workflow, ces informations peuvent aisément être partagées et exploitées dans une optique collaborative. Ils doivent également être sûrs que les données seront partagées en toute confidentialité et que les informations stratégiques seront diffusées exclusivement aux personnes concernées. Enfin, la condition de bonne utilisation d’un logiciel GED réside dans la facilitation de la circulation des informations de façon à pouvoir mettre en place un travail collaboratif.